Of het nu een gesprek over inzetbaarheid is, over het arbeidscontract, over de productiviteit of een privéprobleempje van een collega; de basiselementen van effectief communiceren maken het verschil. En in mindere mate de inhoud van het gesprek. Dat is een interessant uitgangspunt voor leidinggevenden! Maar natuurlijk ook voor HR. De sleutel voor effectief communiceren is gelegen in ‘voorkeursgedrag’; lees verder om te leren waarom het ene gesprek soms heel lekker loopt en het andere minder.

Wat is jouw voorkeursgedrag, en dat van de ander?

Als je mensen tegenover elkaar zet die heel verschillend zijn in hun ‘zijn’ kan een gesprek super goed of juist helemaal niet lopen. Dat komt bijvoorbeeld naar voren bij gesprekken over Wet Verbetering Poortwachter. Of bijvoorbeeld over frequent verzuim van een ‘blauwe’ collega. “In de afgelopen periode ben je een aantal keer vaker ziek geweest dan sommige andere collegae” is een taal die soms niet wordt begrepen. “Vanaf 1 januari ben je drie keer ziek geweest en daarmee ben je de enige van de hele afdeling van 15 mensen” wel. Blauwe mensen willen een blauwe boodschap; cijfers, feitjes, data, de ééntjes en de nulletjes, zwart of wit.

Breng drijfveren en motivatie in kaart

Kleuren komen tot stand vanuit drijfveren en angsten. Insights, de welbekende methode, brengt deze in kaart. Deelnemers leren hun eigen voorkeursgedrag en leren begrijpen vanuit welke patronen men reageert. Waar word je blij van? Waar lekt je energie van weg? Hoe kun je van die kennis optimaal gebruik maken? Als leidinggevenden aan onze trainingen deelnemen leren ze daarnaast hoe hun collega in elkaar steekt en welke insteek bij het gesprek het best werkt.

Vertel het me, laat het me zien, laat het me doen!

Tijdens de trainingen werken we met acteurs waarmee situaties worden geoefend. Superleuk! Deze acteurs zijn buitenstaanders en voelen zich vooral niet bezwaard om flink te overdrijven. De acteur is op dat moment bijvoorbeeld een niet inzetbare medewerker en reageert op het non verbale en fysieke gedrag van de leidinggevende. Soms kan dat hoog oplopen en ontstaat een conflict. Iedereen leert op die manier zonder schade het effect van zijn gedrag op de ander en kan daarop anticiperen om tot een beter gespreksresultaat te komen.

Praktijkcasussen

En de rol van mij als aanwezige casemanager? Het inbrengen van praktijkcasussen. Voorbeelden van frequent verzuimgesprekken tot preventieve gesprekken of gesprekken waarin een slechte boodschap moet worden overgebracht. Uiteindelijk alles wat in het belang is van effectieve gespreksvoering rondom inzetbaarheid.

Hechtere samenwerking

Zo’n dag is heel intensief, zowel voor de leidinggevenden als voor mezelf. Als medebegeleider van de groep bekijk ik de situatie van afstand en bespreek later wat er gebeurde. Het leuke is dat ik ieders voorkeursgedrag leer kennen, omdat je de hele dag met elkaar optrekt. In het contact erna kun je dan leuker samenwerken; de drempel om advies te vragen wordt lager en de relatie hechter.

Caroline van Loon is casemanager bij BrinQer en begeleidt leidinggevenden en medewerkers tijdens re-integratie trajecten