Coördinator planning/ medisch secretariaat

Wij zoeken een coördinator om onze afdeling planning & medisch secretariaat in hun dagelijkse taken te begeleiden. Het team bestaat uit vier medewerkers en is de basis, de spil van onze organisatie, de rots in de branding. Er is veel contact met andere collega’s, met name met de casemanagers en bedrijfsartsen wordt nauw samengewerkt. Als coördinator werk je actief mee in de uitvoerende taken en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werkzaamheden van het gehele team.

Jouw coördinerende taken:

• Aansturing van de vier teamleden bij het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden conform vaste werkwijzen
• Behouden van het overzicht over lopende werkzaamheden en stellen van prioriteiten
• Vraagbaak voor de organisatie m.b.t. planning & medisch secretariaat
• Signaleren van knelpunten en mogelijke oplossingen en verbeteringen in een continue groeiende organisatie

De uitvoerende werkzaamheden:

• Contact met werkgevers en werknemers over de planning van spreekuren en eerstelijns vragen over onze arbodienstverlening
• Zorgdragen voor de inrichting van de agenda van de bedrijfsartsen en het efficiënt inplannen van afspraken voor spreekuren
• Verzorgen van (medisch) administratieve processen omtrent de spreekuren van de bedrijfsartsen, waaronder het rappelleren, versturen en ontvangen van machtigingen en medische informatie
• Het verwerken van relevante informatie en/of documenten in de diverse verzuimapplicaties
• Administratief verwerken van terugkoppelingen en uitnodigingen in diverse verzuimapplicaties

Ook belangrijk:

• Je bent het visitekaartje van ons bedrijf, zowel aan de telefoon als in contacten met interne en externe collega’s
• De coördinerende taken omvatte circa 40% van de tijd, de overige 60% ben je werkzaam in uitvoerende taken
• Je gaat werken in een relatief nieuw team, er is continue behoefte aan verbetering van werkprocessen. Als coördinator heb je een belangrijke rol in het opbouwen van dit team en het begeleiden van de medewerkers. Dit doe je samen met de leidinggevende van het Team Planning & Medisch Secretariaat.
• We werken vanuit ons kantoor in Apeldoorn, een combinatie met thuiswerken is mogelijk, in overleg met het team en jouw leidinggevende.

Wat we van jou verwachten:

• Je hebt interesse in en affiniteit met arbodienstverlening en je wil verdiepen in onze dienstverlening
• Je bent in staat om overzicht te houden over meerdere taken, prioriteiten te stellen en denkt in mogelijkheden en oplossingen
• Dat je ethisch en integer werkt vinden wij vanzelfsprekend
• Je kunt omgaan met de gangbare ICT applicaties (Outlook, Excel, Word) en je kan goed en makkelijk schakelen tussen verschillende (verzuim)applicaties
• Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau en een goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Je hebt ervaring in het (informeel) aansturen van een team en hebt de nodige vaardigheden om collega’s te motiveren en bent in staat rust te brengen in een hectische werkomgeving

Wat je van ons mag verwachten:

• Een uitdagende baan in een groeiende organisatie met ruimte voor eigen ideeën en inbreng
• Een mooie, inspirerende werkomgeving met aandacht voor gezond leven en werken, aandacht en ruimte voor de werk-/privé balans
• Een salaris in de range van € 3.000 – € 3.500 o.b.v. 40 uur per week, afhankelijk van kennis en ervaring
• Opleidingsfaciliteiten die aansluiten bij je persoonlijke ontwikkeling en de ontwikkeling van de organisatie, o.a. vanuit onze BrinQer Academie
• Persoonlijke benadering met oog en oor voor jouw wensen
• Een goede thuiswerkregeling en facilitering in middelen
• Sport faciliteiten in een moderne E-gym

Je motivatiebrief voorzien van CV kun je mailen naar hr@brinqer.nl. Heb je vragen? Bel Marlous Petrik via 06-51105761of Eva van der Veer 06-11563634.