De stille grote kracht van BrinQer | jouw arbodienst: het Medisch Secretariaat!
Als werkgever en werknemer heb je in geval van inzetbaarheid en verzuim doorgaans rechtstreeks te maken met specialisten zoals casemanagers, re-integratiespecialisten, bedrijfsartsen en planners. Maar wat gebeurt er bij andere teams en afdelingen binnen onze organisatie? We nemen een kijkje bij ons Medisch Secretariaat, waar discreet en accuraat wordt gewerkt met vertrouwelijke medische gegevens. Een onmisbare schakel voor onze bedrijfsartsen!
Waar houden onze medisch secretaresses zich mee bezig en wat is de rol van dit team binnen BrinQer? Wat zijn hun taken en welke verantwoordelijkheden dragen zij?
Onze medisch secretaresses hebben brede ervaring in ondersteunende functies en vormen samen het Medisch Secretariaat. “We zijn letterlijk een stille kracht in de organisatie: we zijn op de achtergrond aanwezig en niet in direct contact met werknemers en werkgevers. Onze kerntaken staan volledig in het teken van ondersteuning van onze bedrijfsartsen, we zorgen er eenvoudig gezegd voor dat de arts zijn werk goed kan verrichten.”
Wanneer een bedrijfsarts medische gegevens van andere behandelaren nodig heeft om de juiste adviezen en rapporten uit te kunnen brengen, dan komen de medisch secretaresses in beeld. “We verzorgen het hele traject van A tot Z. Vanaf het moment dat de bedrijfsarts aangeeft medische gegevens nodig te hebben tot en met het opleveren hiervan. Dit klinkt eenvoudig, maar we hebben met verschillende wet- en regelgevingen te maken en werken met strikt vertrouwelijke medische informatie. Bij elke taak in dit proces moeten we controles uitvoeren, tijd en planning bewaken en te allen tijde alert en accuraat te werk gaan. En de betreffende medewerker moet altijd via een machtiging toestemming geven om deze medische informatie op te vragen. Zonder de toestemming van de medewerker mogen we niets opvragen of opsturen.”
Even weglopen van de werkplek zonder het werkstation te vergrendelen of tijdens een scan van een dossier een kop koffie halen komt niet bij ze op. “We moeten uiterst zorgvuldig werken, onoplettendheid kunnen we ons niet veroorloven. Zo worden poststukken die zijn verwerkt, direct vernietigd en binnengekomen post wordt nooit door andere collega’s geopend. We printen beveiligd en dan ook alleen als we persoonlijk bij de printer staan. Er blijft nooit iets onbewaakt liggen en we praten ook niet met collega’s over waar we mee bezig zijn. We hebben nou eenmaal met gevoelige informatie te maken en we moeten altijd alert zijn. Medische stukken zijn alleen voor ons en de bedrijfsarts bestemd.”
Het team is goed op elkaar afgestemd en er is een goede werkverdeling. Samen vormen de secretaresses een stevige basis en willen de afdeling verder professionaliseren. In de integratie van ZorgMail (applicatie voor beveiligd mailen) in ons planningsysteem Planningsagenda heeft het Medisch Secretariaat ook een grote rol gespeeld. “Behandelaren die ook met ZorgMail werken kunnen we nu heel eenvoudig via Planningsagenda benaderen. Documenten worden dan ook automatisch gekoppeld in het juiste dossier. We hebben nog steeds wel handmatige werkzaamheden te doen, maar door de technologische ontwikkelingen en digitalisering zijn de doorloop- en wachttijden voor het opvragen- en ontvangen en documenteren van medische informatie stukken korter geworden. We zijn er trots op om onderdeel te zijn van BrinQer, een mooi bedrijf dat continu blijft werken aan verbeteringen en kwaliteit.”