Last van digistress? 3 detox tips van een expert

“Ik kan me de tijd nog herinneren dat je drie mailtjes per maand kreeg. Drie mailtjes per maand! Toen was email nog totaal onschuldig, niemand voelde druk. Maar al snel werd je gedwongen elke dag te kijken, zelfs meerder keren per dag”, vertelt Remco Verdonk (41), ook wel bekend onder de naam Email Handyman. Al negen jaar helpt hij mensen met workshops en lezingen om efficiënter en productiever te werken en minder tijd met mail bezig te zijn.

“Computers heb ik altijd leuk gevonden, van jongs af aan. Mijn keuze voor de opleiding Bedrijfskundige Informatica (BI) was dan ook geen verassing. Ik heb zelfs nog de knoppencursus gegeven tijdens mijn studie: hoe stuur je een mail, klik hier op send”, zegt Verdonk lachend.

Emailgedrag onder de loep

“Zelf heb ik jarenlang nagedacht over een slimme methode om met informatiestress om te gaan. Aangezien ik altijd al mensen heb geholpen met computerproblemen, kreeg ik veel vragen over hoe ik met mail omging en welk systeem ik gebruikte. Maar ik had helemaal geen perfect systeem. Ik voelde ook de drang om elke tien minuten mijn email te checken. Tot ik mijn emailgedrag onder de loep heb genomen. Toen besefte ik: dat moet anders kunnen!”

Hunkering naar informatie

Volgens Verdonk heeft iedereen, privé of zakelijk, met digistress te maken. Alleen is digistress voor iedereen anders. “Eerst ervaarde men stress met email op de vaste computer en nu kun je met je mobiel overal je mail lezen. Continu en overal word je getriggerd: wat is er binnen? Moet ik kijken? In feite hunkeren we naar informatie en zijn we nieuwsgierig en bang om iets te missen. Ook kan de hoeveelheid mail als belasting worden gezien.”

Verslaafd aan het gelukshormoon

Maar tegenwoordig zijn niet alleen mailtjes stressvol, Whatsapp kan ook aan het lijstje worden toegevoegd. “Wie checkt niet regelmatig of er al blauwe vinkjes staan? Is je bericht al gelezen? Waarom antwoordt diegene dan niet?” Eigenlijk zijn mail, Whatsapp en sociale media als een gelukshormoon, aldus Verdonk. “Een like of een reactie geeft ons een beetje dopamine, waardoor je verlangt naar nog meer likes. Als jij een zakelijk post doet op LinkedIn en je hebt 1000 views, wil je er de volgende keer 1200.”

Gelukkig is er nog hoop en zijn er verschillende manieren om digistress een halt toe te roepen. Verdonk deelt graag onderstaande 3 detox tips:

Tip 1: Zorg elke dag voor een lege inbox

“Ik ben groot fan van het boek ‘Getting things done’ van David Allen. Hij pleit ervoor je mail één keer te lezen en ze dan te archiveren. Zelf heb ik drie momenten op een dag ingepland om mijn inbox leeg te maken. In een map die ik ‘doen deze week’ heb genoemd, zet ik alle belangrijke mail waar ik wat mee moet doen, en elke ochtend haal ik er 2 à 3 uit om aan te werken. Zo zorg ik ervoor dat mijn ‘postvak in’ geen takenlijst wordt die ik moet afwerken. Bovendien worden belangrijke mails niet ondergesneeuwd door troep of bagger. Eind van de week check ik de hele map en loop ‘m door. Wat is me niet gelukt? En wat ga ik met die mails doen? Werken met een lege inbox is voor de meeste workshopdeelnemers een eyeopener. Je ervaart meteen rust en meer grip op je werk.”

Tip 2: Zet meldingen uit

Verdonk benadrukt dat balans belangrijk is. “Loop op vaste momenten door je mailbox of je Whatsapp, plan deze momenten in. Zet ze in je agenda en zorg ervoor dat je de rest van de tijd de meldingen uitzet.”

Tip 3: Maak geen aparte mappen, maar één archief

Ook heeft Verdonk geen aparte mappen meer in zijn mailbox, maar bewaart hij alles in het archief. “Heb ik iets nodig, dan google ik dit in mijn eigen Outlook. Zo hoef ik niet meer na te denken: waar heb ik dit ook alweer neergezet. Bij elk bericht dat je archiveert moet je nadenken en als je ‘m vervolgens zoekt, start er weer een denkproces. Gooi daarom alles in één map en je hoeft nooit meer na te denken waar het staat. Je gaat op zoek naar woorden die je nog weet van een mail, zoals de naam van de afzender, het onderwerp of misschien wel een woord dat gebruikt is in de mail zelf. Deze manier van werken is voor veel mensen echt een lifechanger.”

Meteen aan de slag

“Ik vind het superleuk om tijdens workshops mensen te enthousiasmeren en kennis over te dragen”, zegt Verdonk enthousiast. “De meeste deelnemers zijn enorm blij en hebben er echt wat aan. Vaak willen ze meteen aan de slag, iets wat ik ook doe tijdens mijn workshop. Als ik na afloop heb bijgedragen aan het ontstressen van mensen zit ik op de terugweg met een glimlach in de auto.